Kebijakan tersebut tertuang dalam Surat Edaran Rektor Nomor 5461 Tahun 2026 yang ditandatangani langsung oleh Rektor UNG, Prof. Dr. Ir. Eduart Wolok, ST., MT, pada tanggal 11 Agustus 2026. Melalui edaran ini, setiap Pegawai (ASN dan non-ASN) serta Mahasiswa diwajibkan untuk memperoleh Surat Persetujuan Sekretariat Negara (SP Setneg) sebelum berangkat ke luar negeri. Syarat Kelengkapan Dokumen Untuk memandu sivitas akademika, edaran tersebut melampirkan senarai daftar periksa kelengkapan dokumen. Beberapa dokumen pokok yang wajib dipenuhi meliputi: • Brosur kegiatan dan Undangan/Letter of Acceptance (LoA). • Surat Tugas yang ditandatangani pimpinan (Rektor/Wakil Rektor untuk dosen/pegawai, dan Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan untuk mahasiswa). • Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang merincikan urgensi kegiatan, justifikasi peran, analisa biaya, dan rencana tindak lanjut pasca kegiatan. • Bukti pendaftaran, Jadwal Kegiatan, KTP, Daftar Riwayat Hidup (CV), serta Pasfoto terbaru. • Surat Pernyataan Berkelakuan Baik dan Tidak Berbuat Cela. • Surat Keterangan Pembiayaan. Seluruh dokumen fisik (hardcopy) harus diserahkan kepada operator PDLN UNG, dan dokumen digital (softcopy) wajib diunggah melalui Google Drive sesuai ketentuan penamaan berkas yang telah ditetapkan.