Implementasi Kerja Sama Ung Dan Kemenag Gorontalo: Sistem Ptsp Karya Mahasiswa Hadirkan Kemudahan Pemantauan Permohonan Secara Real Time Dari Rumah
Gorontalo-Sebagai tindak lanjut implementasi kerja sama antara Universitas Negeri Gorontalo (UNG) dan Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Gorontalo, mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Jurusan Informatika, Fakultas Teknik UNG mengembangkan sistem layanan permohonan daring berbasis Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP). Inovasi ini menjadi wujud kontribusi nyata perguruan tinggi dalam mendukung transformasi digital pelayanan publik yang lebih efisien, transparan, dan mudah diakses masyarakat.
Sistem PTSP berbasis web tersebut dirancang untuk mempermudah masyarakat dalam mengajukan berbagai layanan secara daring tanpa harus datang langsung ke kantor pelayanan. Melalui platform ini, pemohon dapat membuat akun, memilih jenis layanan yang dibutuhkan, mengisi formulir pengajuan, serta mengunggah dokumen persyaratan secara online. Setelah permohonan dikirim, sistem secara otomatis memberikan notifikasi dan mencatat status pengajuan untuk proses verifikasi oleh petugas.
Salah satu keunggulan utama sistem ini adalah kemampuan pemohon untuk memantau perkembangan permohonan secara real time dari rumah. Melalui dashboard yang tersedia, masyarakat dapat melihat status terkini, riwayat proses layanan, hingga informasi tindak lanjut yang diberikan petugas. Fitur ini diharapkan dapat mengurangi kebutuhan masyarakat untuk datang berulang kali ke kantor hanya untuk menanyakan perkembangan berkas yang diajukan.
Di sisi pengelola layanan, sistem menyediakan dashboard terpusat yang memungkinkan petugas mengelola seluruh permohonan secara lebih efektif. Petugas dapat melakukan verifikasi dokumen, memperbarui status layanan, memberikan catatan terhadap berkas yang memerlukan perbaikan, serta mengunggah dokumen hasil layanan setelah proses selesai. Dengan pengelolaan yang terintegrasi, proses pelayanan menjadi lebih cepat, terstruktur, dan mudah dipantau.
Sistem juga dilengkapi dengan fitur pengajuan ulang yang memudahkan pemohon ketika terdapat dokumen yang perlu diperbaiki. Informasi mengenai alasan penolakan maupun dokumen yang belum memenuhi persyaratan dapat dilihat secara jelas pada sistem. Dengan demikian, pemohon cukup melakukan perbaikan pada dokumen yang diperlukan tanpa harus mengulang seluruh proses pengajuan dari awal.
Dalam pengembangannya, mahasiswa merancang berbagai komponen antarmuka yang meliputi halaman login, dashboard pemohon, formulir pengajuan, riwayat permohonan, dashboard petugas, halaman verifikasi, hingga menu pengajuan ulang. Seluruh fitur disusun dengan alur yang sederhana dan mudah digunakan sehingga dapat mendukung proses pengajuan, pemeriksaan, pemantauan status, serta pengunduhan hasil layanan secara optimal.
Implementasi sistem ini sejalan dengan upaya modernisasi pelayanan publik yang terus didorong oleh Kementerian Agama. Apabila diterapkan secara luas, sistem PTSP berbasis web ini berpotensi mengurangi antrean layanan, mempercepat proses verifikasi dokumen, serta meningkatkan kualitas pelayanan melalui penyimpanan data yang terpusat dan terdokumentasi dengan baik.
Bagi mahasiswa, pengembangan sistem ini menjadi sarana pembelajaran yang menghubungkan teori di bangku kuliah dengan kebutuhan nyata di lapangan. Mahasiswa tidak hanya mengasah kemampuan teknis dalam bidang sistem informasi, tetapi juga meningkatkan kemampuan analisis, komunikasi, kerja sama tim, serta penyusunan solusi berbasis kebutuhan pengguna.
Melalui implementasi kerja sama antara UNG dan Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Gorontalo, inovasi sistem PTSP ini diharapkan dapat menjadi salah satu langkah strategis dalam mewujudkan tata kelola pelayanan publik yang lebih modern, responsif, transparan, dan berorientasi pada kemudahan masyarakat.