Implementasi Kerja Sama Ung-Bps Bone Bolango: Mahasiswa Kembangkan Sistem Buku Tamu Digital Berbasis Ocr
Gorontalo-Kerja sama antara Universitas Negeri Gorontalo (UNG) dan Badan Pusat Statistik (BPS) Kabupaten Bone Bolango terus menunjukkan implementasi nyata melalui berbagai kegiatan yang mendukung pengembangan teknologi dan peningkatan kualitas layanan publik. Salah satu bentuk implementasi tersebut diwujudkan oleh mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Jurusan Informatika, Fakultas Teknik UNG melalui pengembangan Sistem Buku Tamu Digital berbasis Optical Character Recognition (OCR) di lingkungan BPS Kabupaten Bone Bolango.
Kegiatan ini diawali dengan penelitian lapangan yang dilaksanakan sejak 27 April 2026. Mahasiswa melakukan observasi dan wawancara langsung dengan pegawai yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan buku tamu untuk memahami proses bisnis yang berjalan sekaligus mengidentifikasi kebutuhan sistem yang dapat mendukung transformasi digital di instansi tersebut.
Sebelum proses wawancara dilakukan, mahasiswa menyusun instrumen penelitian berupa daftar pertanyaan yang dirancang berdasarkan kebutuhan analisis sistem. Melalui kegiatan tersebut, mahasiswa menggali informasi terkait alur kedatangan tamu, prosedur pencatatan identitas pengunjung, proses pelayanan selama kunjungan, hingga mekanisme pencatatan waktu tamu meninggalkan kantor.
Selain itu, mahasiswa juga mempelajari berbagai jenis data yang selama ini dicatat dalam buku tamu, seperti nama pengunjung, instansi asal, tujuan kunjungan, waktu masuk, dan waktu keluar. Informasi mengenai jumlah kunjungan harian turut dianalisis guna mengetahui beban kerja pencatatan yang harus ditangani oleh petugas, terutama ketika beberapa tamu datang dalam waktu yang bersamaan.
Hasil pengumpulan data menunjukkan bahwa proses pencatatan kunjungan masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu relatif lebih lama. Pengunjung harus menuliskan identitas secara langsung pada buku tamu, yang dalam beberapa kondisi dapat menimbulkan antrean dan memperlambat proses pelayanan awal.
Selain itu, pencatatan manual juga berpotensi menimbulkan kesalahan penulisan, data yang tidak lengkap, maupun informasi yang sulit dibaca. Data kunjungan yang tersimpan dalam bentuk dokumen fisik juga menyulitkan proses pencarian riwayat kunjungan, penyusunan rekapitulasi, serta pembuatan laporan yang membutuhkan ketelitian dan waktu lebih banyak.
Berdasarkan hasil analisis tersebut, mahasiswa merancang solusi berupa Sistem Buku Tamu Digital yang mampu mendukung proses registrasi pengunjung secara lebih cepat, akurat, dan terstruktur. Sistem ini dirancang untuk mencatat data kunjungan secara otomatis, merekam waktu kedatangan dan kepulangan tamu, serta menyimpan seluruh informasi ke dalam basis data yang terorganisasi.
Salah satu fitur utama yang diusulkan adalah pemanfaatan teknologi Optical Character Recognition (OCR). Teknologi ini memungkinkan sistem membaca informasi dari dokumen identitas pengunjung secara otomatis sehingga proses pengisian data dapat dilakukan lebih cepat dibandingkan metode manual. Melalui penerapan OCR, beberapa informasi penting dapat langsung diambil dari kartu identitas dan dimasukkan ke dalam sistem, sehingga mengurangi risiko kesalahan input data serta meningkatkan efisiensi pelayanan.
Selain fitur registrasi digital, sistem yang dikembangkan juga menyediakan fasilitas pengelolaan data kunjungan yang memudahkan pegawai dalam melakukan pencarian data, monitoring aktivitas kunjungan, serta penyusunan laporan secara berkala. Data dapat dikelompokkan berdasarkan waktu kunjungan, instansi asal, maupun tujuan kedatangan sehingga informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan lebih cepat dan akurat.
Untuk mendukung keamanan informasi, mahasiswa turut merekomendasikan penerapan kontrol akses berbasis peran (role-based access control). Melalui mekanisme ini, setiap pengguna memperoleh hak akses sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya sehingga kerahasiaan data pengunjung tetap terjaga.
Rancangan antarmuka sistem juga dikembangkan dengan prinsip sederhana dan mudah digunakan. Pertimbangan tersebut penting agar baik pengunjung maupun pegawai dapat mengoperasikan sistem tanpa memerlukan pelatihan teknis yang kompleks. Dengan tampilan yang intuitif, proses registrasi diharapkan menjadi lebih cepat tanpa mengurangi kelengkapan informasi yang diperlukan.
Bagi mahasiswa, kegiatan ini menjadi sarana pembelajaran yang berharga dalam menerapkan teori analisis dan perancangan sistem ke dalam permasalahan nyata di lingkungan kerja. Mereka tidak hanya belajar membangun solusi teknologi, tetapi juga memahami pentingnya komunikasi dengan pengguna, analisis kebutuhan organisasi, serta penyusunan rekomendasi yang sesuai dengan kondisi lapangan.
Implementasi kerja sama antara UNG dan BPS Kabupaten Bone Bolango melalui pengembangan Sistem Buku Tamu Digital berbasis OCR ini diharapkan dapat membuka peluang pengembangan inovasi digital lainnya di masa mendatang. Selain mendukung peningkatan kualitas pelayanan administrasi, kegiatan ini juga menjadi bukti kontribusi perguruan tinggi dalam menghasilkan solusi teknologi yang relevan dengan kebutuhan instansi pemerintah dan masyarakat.
Melalui kolaborasi ini, UNG terus memperkuat perannya sebagai institusi pendidikan yang tidak hanya menghasilkan lulusan kompeten, tetapi juga menghadirkan inovasi yang mampu memberikan manfaat nyata bagi pembangunan daerah dan transformasi layanan publik berbasis teknologi.