Implementasi Kerja Sama: Mahasiswa Ung Hadirkan E-Raport Terintegrasi Yang Menyatukan Riwayat Nilai Siswa Smk Almamater Telaga
Gorontalo-Implementasi kerja sama antara Universitas Negeri Gorontalo (UNG) dan SMK Almamater Telaga terus menghadirkan berbagai inovasi yang mendukung penguatan layanan pendidikan. Salah satu bentuk implementasi tersebut diwujudkan melalui pengembangan sistem e-Raport terintegrasi oleh mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Jurusan Informatika, Fakultas Teknik UNG untuk membantu pengelolaan data akademik di sekolah mitra.
Pengembangan sistem ini berangkat dari permasalahan yang dihadapi sekolah dalam mengelola riwayat nilai siswa. Data nilai yang tersimpan dalam banyak file dan terpisah antarsemester sering kali menyulitkan guru ketika melakukan pencarian data maupun rekapitulasi hasil belajar siswa. Kondisi tersebut mendorong mahasiswa untuk menghadirkan solusi digital yang mampu menyatukan seluruh riwayat nilai dalam satu basis data terintegrasi.
Melalui sistem e-Raport berbasis web yang dikembangkan, data nilai siswa dari semester awal hingga semester akhir dapat tersimpan secara terpusat dan dapat diakses kembali kapan saja ketika dibutuhkan. Sistem ini dirancang untuk mendukung digitalisasi layanan akademik sekolah sekaligus meningkatkan efisiensi pengelolaan informasi pendidikan.
Sebelum mengembangkan sistem, mahasiswa melakukan observasi dan wawancara dengan pihak sekolah untuk memahami proses pengelolaan nilai yang selama ini berjalan. Kegiatan tersebut memberikan gambaran mengenai proses input nilai, penyimpanan arsip akademik, penelusuran riwayat belajar siswa, hingga penyusunan rekapitulasi nilai akhir.
Hasil pengamatan menunjukkan bahwa data nilai sebelumnya masih dikelola secara manual dan tersebar dalam sejumlah file. Sistem yang digunakan belum mampu mempertahankan data nilai secara terintegrasi ketika memasuki semester baru. Akibatnya, nilai dari semester sebelumnya harus disimpan kembali menggunakan Microsoft Excel sebagai arsip terpisah.
Kondisi tersebut mengharuskan guru membuka file dari berbagai semester ketika ingin melihat perkembangan akademik siswa atau menyusun rekapitulasi nilai. Selain membutuhkan waktu yang lebih lama, pengelolaan data melalui banyak file juga berpotensi menimbulkan duplikasi data, ketidaksesuaian format, maupun kesalahan dalam pengolahan informasi akademik.
Menjawab kebutuhan tersebut, mahasiswa UNG mengembangkan sistem e-Raport yang mampu menyimpan seluruh riwayat nilai siswa dalam satu basis data terpusat. Setiap nilai yang dimasukkan pada suatu semester tetap tersimpan dan dapat ditelusuri kembali pada semester berikutnya. Dengan demikian, guru tidak lagi bergantung pada arsip file yang terpisah untuk mengakses data akademik siswa.
Integrasi data yang diterapkan juga memungkinkan proses rekapitulasi nilai dilakukan secara lebih cepat dan otomatis. Data dari berbagai semester dapat dihimpun dan diolah langsung oleh sistem tanpa perlu disalin kembali secara manual. Fitur ini diharapkan mampu mengurangi beban administratif guru sekaligus meningkatkan akurasi pengelolaan data akademik.
Selain itu, sistem dirancang untuk mempermudah proses penginputan dan pencarian nilai. Guru dapat memilih siswa, mata pelajaran, kelas, dan semester melalui menu yang tersedia, kemudian memasukkan nilai sesuai kebutuhan. Ketika data historis diperlukan, pengguna dapat melakukan pencarian melalui sistem tanpa harus membuka banyak dokumen secara terpisah.
Aspek keamanan data juga menjadi perhatian dalam pengembangan aplikasi. Penyimpanan data melalui basis data terkelola membantu mengurangi risiko kehilangan informasi akibat kerusakan perangkat, kesalahan penyimpanan, maupun terhapusnya file secara tidak sengaja. Pengaturan hak akses memungkinkan data akademik hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki kewenangan.
Dari sisi teknis, e-Raport dikembangkan sebagai aplikasi berbasis web menggunakan PHP, Laravel, dan MySQL. Pemilihan teknologi tersebut disesuaikan dengan kebutuhan sekolah serta mempertimbangkan ketersediaan perangkat dan jaringan internet yang ada di lingkungan SMK Almamater Telaga.
Laravel digunakan untuk membangun aplikasi dengan struktur yang lebih terorganisasi, sementara MySQL berfungsi sebagai sistem pengelolaan basis data yang menyimpan informasi siswa, mata pelajaran, semester, dan nilai. Kombinasi teknologi tersebut memungkinkan pengelolaan data secara terpusat sekaligus mendukung pengembangan fitur pada tahap berikutnya.
Antarmuka aplikasi dirancang sederhana dan mudah digunakan oleh guru maupun tenaga administrasi sekolah. Penyusunan menu serta alur kerja disesuaikan dengan aktivitas pengguna sehingga proses adaptasi terhadap sistem baru dapat berlangsung lebih mudah.
Pengembangan sistem juga mempertimbangkan aspek teknis, operasional, ekonomi, dan hukum. Dari sisi teknis, aplikasi disesuaikan dengan infrastruktur yang tersedia. Dari sisi operasional, fungsi yang dikembangkan mengikuti kebutuhan pengelolaan nilai di sekolah. Pertimbangan ekonomi diarahkan pada pemanfaatan teknologi yang efisien, sedangkan aspek hukum berkaitan dengan pengelolaan dan perlindungan data akademik secara bertanggung jawab.
Bagi mahasiswa, kegiatan ini menjadi kesempatan untuk menerapkan kompetensi yang diperoleh selama perkuliahan ke dalam penyelesaian persoalan nyata di lingkungan pendidikan. Mereka tidak hanya mengembangkan aplikasi, tetapi juga melakukan analisis kebutuhan, merancang basis data, menguji sistem, serta memastikan setiap fitur dapat digunakan sesuai kebutuhan pengguna.
Interaksi dengan pihak sekolah turut mengasah kemampuan mahasiswa dalam melakukan komunikasi, menggali kebutuhan pengguna, menerima masukan, dan bekerja secara kolaboratif. Kemampuan tersebut menjadi bagian penting dalam bidang Sistem Informasi karena pengembangan teknologi membutuhkan keseimbangan antara kompetensi teknis dan pemahaman terhadap kebutuhan organisasi.
Melalui implementasi kerja sama ini, mahasiswa memperoleh pengalaman berharga dalam membangun solusi digital yang memberikan manfaat langsung bagi mitra. Pengembangan e-Raport menunjukkan bagaimana kemampuan analisis, perancangan basis data, dan pemrograman dapat diterapkan untuk mendukung transformasi digital di lingkungan pendidikan.
Kehadiran sistem e-Raport terintegrasi diharapkan dapat mempercepat pengolahan nilai, memudahkan penelusuran riwayat akademik siswa, mengurangi risiko kesalahan pencatatan, serta mendukung administrasi sekolah yang lebih tertib, efisien, dan modern. Bagi SMK Almamater Telaga, sistem ini menjadi salah satu langkah konkret menuju layanan akademik yang lebih terintegrasi dan berbasis data.
Kontribusi mahasiswa tersebut sekaligus mencerminkan komitmen Program Studi Sistem Informasi UNG dalam mendorong mahasiswa terlibat langsung dalam penyelesaian permasalahan organisasi melalui penerapan teknologi informasi. Melalui implementasi kerja sama yang produktif, kompetensi mahasiswa berkembang seiring dengan manfaat yang dirasakan oleh mitra pendidikan.